Redigerer Kopibok

'''Kopibok''' er en samling kopier av utsendte brev, notater o.l, ofte innbundet i protokoller. Formålet med kopibøker er å sikre en gjenpart i bedriften eller organisasjonen. De er til vanlig ordnet [[kronologi]]sk, med de eldste kopiene først. Kopiboka er dermed et register, hvor registerpostene i seg selv er dokumentene. For å få en bedre søkeinngang enn den kronologiske er noen kopibøker utstyr med hjelperegistre, for eksempel alfabetisk etter korrespondansepartnerne.

== Historisk utvikling ==
Kopibøker med gjenpart av utgående [[kongebrev]] finnes i den dansk-norske sentralforvaltningen fra 1500-tallet, jf [[registre og tegnelser]] i [[Danske Kancelli]] 1523-1799 og tilsvarende i [[Rentekammeret]]s ekspedisjonsprotokoller 1660-1814. De fleste eldre kopibøkene er ordnet kronologisk etter ekspedisjonsdato. Etter hvert ble det vanlig å føre register til kopibøkene, ofte et kombinert korrespondanse- og emneregister.

Før 1660 hadde konge og riksråd ett ekspedisjonskontor for statssaker. På 1650-tallet var [[kopist]]ene opptatt med å føre inn i kopibøkene brev som var seks år gamle. Det var da [[Frederik III|kong Frederik 3.]] grep inn og fikk kontoret inndelt i «kollegier» tilsvarende våre departementer, der hvert kollegium fikk tildelt et fagområde.<ref>Emblem, Libæk, Stenersen: ''Norge'' 1 (s. 103), forlaget Cappelen, ISBN 82-02-14174-5</ref> 

Kopiboka ble håndskrevet til overgangen mellom 1800 og 1900-tallet. I mange tilfeller er bare meningsinnholdet og ikke det fullstendige brevet skrevet inn. De ble også gjerne skrevet av fra godkjente og rettede konsepter, og ikke etter originalbrevene som ble sendt ut. Avskriftene kan dermed være tatt en god stund etter at brevene ble sendt ut. Fra midten av 1800-tallet begynte man i privat sektor å ta presskopier, som man satte inn i kopibøkene. Presskopier er direkte avtrykk av de utgående brevene. Problemet med presskopiene er at de på svært tynt papir, og avtrykket kan være så utydelig at de i dag kan være svært vanskelig å lese.

Etter at [[skrivemaskin]]ene ble vanlig i kontorarbeid etter ca 1900, ble det vanlig å ta gjennomslag av de utgående brevene. Gjennomslagene ble satt inn i kopibøkene i kronologisk rekkefølge.<ref>{{Kilde bok|tittel = Håndbok for Riksarkivet|etternavn = Johannessen|fornavn = Knut|utgiver = Ad Notam Gyldendal|år = 1992|isbn = 82-417-0137-3|utgivelsessted = Oslo|sider = 17 - 18|kapittel = }}</ref> Som oftest var fargen på gjennomslaget til de kopiene som skulle settes inn i kopiboka røde, og kopiboka fikk derfor ofte navnet «rødkopi». Neste fase i utviklingen var å ta kopier av utgående brev på [[kopimaskin]], og etter innføring av [[tekstbehandling]] tok man egne utskrifter til kopiboka. Da skrev eller stemplet man ofte ordet «rød» på eksemplaret som skulle til kopibok.<ref>{{Kilde bok|tittel = Arkivteori - en innføring|etternavn = Marthinsen|fornavn = Jørgen H.|utgiver = Riksarkivaren. Skriftserie 36|år = 2012|isbn = 9788254801185|utgivelsessted = Oslo|sider = 213|kapittel = }}</ref> Etter innføringen av fullelektronisk arkiv er det ikke lenger behov for kopibok på papir. Kopibokfunksjonen er da innebygd i det elektroniske arkivet. Kopibøker i offentlig forvaltning skal bevares dersom [[Riksarkivaren]] ikke fastsetter noe annet.

== Referanser ==
<references />

== Eksterne lenker ==
* [https://web.archive.org/web/20120902230524/http://arkivverket.no/arkivverket/Offentlig-forvaltning/Arkivering/Papir-og-blandet-arkiv/Kopibok Arkivverkets omtale]

{{Autoritetsdata}}

[[Kategori:Arkiver]]
[[Kategori:Kontorrekvisita]]