Redigerer Arkiv (avsnitt)

=== Arkiv og arkivserier ===
Arkivet i et offentlig organ (f. eks. en kommune) består av en rekke arkivserier av forskjellig type. De vanligste er:
* [[Journal]]er. I arkivsammenheng er dette en betegnelse på oversikt, liste eller register over saksdokumenter. I tidligere tider har journalen vært ført [[kronologisk]] i en protokoll eller (etter at saksbegrepet ble innført) på ulike typer [[kartotek]]kort. Fra 1990-tallet er journalene vanligvis ført på data i et elektronisk saksbehandlingssystem. Slike systemer har i stor grad forenklet søkemulighetene på saker og dokumenter. Det er lovbestemte minimumskrav til hvilke opplysninger som skal journalføres (navn på avsender/mottaker, dato, saksbehandler, arkivkode osv.).
* [[Saksarkiv]]er. Selve saksdokumentene i den generelle saksbehandlingen. Inngående og utgående brev, notater, kart, tabeller og andre typer vedlegg. Tradisjonelt har dette vært en samling av papirdokumenter organisert på forskjellig vis opp gjennom tidene (kronologisk eller samlet i saksmapper). I nyere tid er dokumentbegrepet utvidet til å omfatte andre typer av informasjonsbærere enn bare papir, og de siste årene har mange gått over til å lagre saksarkiver bare elektronisk ved f. eks. å skanne inngående brev og lagre dem som [[PDF]]- eller [[TIFF]]-filer. Siden 1930-årene har saksarkiver vært organisert etter en [[arkivnøkkel]], det vil si en bokstav- eller tallkode (arkivkode) som angir hva saken dreier seg om.
* Objektarkiver og spesialarkiver. På samme måte som saksarkiver er dette saksdokumenter. Men de er samlet og organisert ikke etter sitt innhold, men etter hvem eller hvilket objekt de omhandler. Eksempelvis inneholder et byggesaksarkiv en rekke byggesaker som ikke er sortert etter type sak, men etter adresse. Et kommunalt byggesaksarkiv inneholder gjerne en arkivmappe for hver eiendom sortert på gårds- og bruksnummer i kommunen. Et personalarkiv inneholder gjerne vitnemål, ansettelsesbrev, permisjonssøknader osv. som ikke er sortert etter type dokument, men etter personens navn eller fødselsnummer. Slike objektarkiver holdes gjerne atskilt fra saksarkivet.
* Møtebøker. Inneholder saklister, møtereferater og vedtak fra faste og midlertidige organer. De er ført kronologisk. Eldre møtebøker er ført for hånd i innbundne protokoller, senere er de gjerne ført med skrivemaskin eller på data. Som regel er de da satt i ringperm, heftet eller innbundet i ettertid.
* Kopibøker. Kronologisk samling av kopier av utgående brev. Med innføring av elektroniske systemer har disse arkivseriene mistet mye av sin betydning.
* Lyd, bilde, gjenstander. Et arkiv kan omfatte mye mer enn bare papirdokumenter. Lyd- og videoopptak fra radio- og TV-stasjoner skal også arkiveres som ledd i å dokumentere stasjonens virksomhet.
Et offentlig organ – eksempelvis en kommune – kan ofte ha et arkiv som består av 30–50 arkivserier i aktiv bruk.